Die Ausgangslage
DocuWare ist ein Standardprodukt. Es bietet viele Funktionen, deckt aber nicht jede Anforderung ab. Die Anfrage eines Kunden gab uns die Gelegenheit zu testen, wie weit man mit einem Browser-Plugin kommt.
Der Kunde hat seine Dokumente in einem anderen System, das er nicht ablösen kann und das laufend mit neuen Dokumenten befüllt wird. Alle Dokumente nach DocuWare zu übertragen ist keine Option, da die Dokumente nicht dupliziert werden sollen. In DocuWare sollen deshalb nur die Indexdaten stehen, während die Dokumente an ihrem ursprünglichen Ort bleiben. Die Mitarbeitenden sollen trotzdem in DocuWare arbeiten und dort auf alle Daten und Dokumente zugreifen können, unabhängig davon, wo diese gespeichert sind.
Was wir getestet haben
Wir haben eine Erweiterung konzipiert, die sich in den Dokumentviewer von DocuWare einhängt, Entwickler nennen das «Injection». Wird ein Datensatz geöffnet, prüft das Plugin die Indexdaten. Liegt das Dokument in DocuWare, passiert nichts. Liegt es im anderen System, holt das Plugin die Datei von dort und zeigt sie genau an der Stelle an, wo normalerweise das DocuWare-Dokument erscheint. In DocuWare selbst wird dabei nichts gespeichert.
In der Praxis merkt man davon nichts. Man klickt in der Ergebnisliste auf den Datensatz und das Dokument wird angezeigt, mit Blättern, Zoomen, Suchen, Drucken und Herunterladen wie gewohnt. Findet das Plugin keine passende Datei, verhält sich DocuWare wie immer.
Im Video
Ein Datensatz ohne Datei in DocuWare, das Dokument kommt aus dem anderen System.
Das Risiko
Das Plugin basiert auf dem Code von DocuWare. Ändert sich mit einem Update etwas am Webclient, muss das Plugin angepasst werden. Man reagiert somit auf Änderungen des Herstellers, anstatt selbst zu entscheiden. Das spricht nicht grundsätzlich gegen den Ansatz, man sollte sich dessen aber bewusst sein, bevor eine solche Lösung produktiv geht.
Die Alternative
Der Service könnte als eigenständige Anwendung ausserhalb von DocuWare betrieben werden, auf die DocuWare einfach verlinkt. Seit Version 7.12 werden Links in Indexfeldern als klickbare Hyperlinks dargestellt, ein Strg+Klick genügt. So steuert man Verhalten, Design und Logik selbst, und ein Update von DocuWare beeinträchtigt die Funktion nicht. Diese Lösung ist weniger nahtlos, dafür sauber getrennt.
Wie sieht es bei euch aus?
Möchtet ihr DocuWare um Funktionen erweitern, die es standardmässig nicht bietet? Wir unterstützen euch gerne, zum Beispiel mit einer Schnittstelle zu einem anderen System. Erzählt uns davon – lass uns sprechen.
Weitere Informationen
- Klickbare Links in Ergebnislisten – DocuWare Knowledge Center, Neuheiten 7.12
- Chrome Extensions – Dokumentation von Google, so entstehen Browser-Plugins
