Vier Neuerungen prägen dieses Release aus Sicht der täglichen Arbeit: ein Workflow Designer ohne Installation, ein Rechnungseingang für internationale Formate, ein zweiter Faktor bei der Anmeldung und Formulare, die sich zwischendurch weglegen lassen.
Workflows im Browser gestalten
Der Workflow Designer ist keine eigene Anwendung mehr. Prozesse entstehen direkt in der DocuWare-Konfiguration, im Browser, ohne dass auf dem Arbeitsplatz etwas installiert sein muss. Im Alltag fällt das an mehreren Stellen auf:
- Zuständigkeiten werden pro Aufgabe hinterlegt statt einmal für den ganzen Prozess.
- Änderungen sichern sich von selbst; ein Schritt zurück ist jederzeit möglich.
- Mehrere Schritte lassen sich gemeinsam markieren, kopieren oder entfernen.
- Einzelne Workflows lassen sich exportieren, nicht mehr nur der gesamte Bestand.
- Für unerwartete Abbrüche kann eine eigene Reaktion hinterlegt werden.
Eine Übersicht zeigt alle Archive samt den Prozessen, die darauf laufen. Ältere Workflows aus der Desktop-Anwendung werden mit wenigen Klicks übernommen. Die übernommene Fassung wird erst mit dem Publizieren aktiv – laufende Vorgänge arbeiten bis dahin unverändert weiter.
E-Rechnungen aus dem Ausland
Bisher deckte eine Konfiguration die Formate auf UBL- und CII-Basis ab. Neu erkennt DocuWare das Format selbst und wählt die passende Verarbeitung, auch bei Standards, die auf keiner dieser beiden Grundlagen aufbauen.
Für den Rechnungseingang bedeutet das: ein Postfach, ein Ordner. Wer Lieferanten in Italien und Polen hat, hinterlegt FatturaPA und KSeF je einmal; XRechnung und FacturaE laufen weiterhin über dieselbe Konfiguration. Dieselbe Erkennung greift auch bei anderen XML-Dokumenten, etwa bei Lieferscheinen.
Anmeldung mit zweitem Faktor
Der Zugang lässt sich zusätzlich mit einem Einmalcode aus einer Authenticator-App schützen. Die Organisation gibt die Funktion frei, jede Person aktiviert sie im eigenen Profil. In der Benutzerverwaltung ist ersichtlich, wer bereits umgestellt hat – und bei einem verlorenen Telefon lässt sich der zweite Faktor gezielt für eine Person zurücksetzen.
Formulare zwischendurch weglegen
Ein angefangenes Formular geht nicht mehr verloren: Der Stand lässt sich über den Formularlink sichern und später fertigstellen oder an jemanden weiterreichen, der die fehlenden Angaben kennt. Aus einem Workflow heraus können Felder mit bereits erfassten Daten vorbelegt werden.
Auswahllisten filtern auf Wunsch nur noch nach dem Anfang der Eingabe. Bei Nummern führt das zu deutlich kürzeren Trefferlisten als eine Suche über den gesamten Eintrag.
Weitere Informationen
Alle Neuerungen mit Screenshots und Anwendungsbeispielen finden Sie im Knowledge Center:
